Durabilité & Innovation

Système de gestion documentaire

Pour faire face aux défis actuels, Cotesi a pris des mesures pour réduire ses consommations et devenir une entreprise plus durable. Comptant sur le soutien de tous les employés, la société a mis en place un processus de gestion documentaire qui contribuera à la réduction de la quantité de papier dépensée.

L'énorme volume de données, provenant de l'intérieur et de l'extérieur de la société, augmente le risque de perte de documents, augmente la difficulté d'accès à l'information et de la localisation, et rend difficile le contrôle du flux d'informations.

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La solution est la mise en place d'un système de gestion documentaire basé sur la dématérialisation des documents physiques et sur la gestion de certains processus avec des outils de workflow.

Ce projet permet l’introduction de certains mécanismes de sécurité et l’accès à la documentation quels que soient la société, l’emplacement et le périphérique utilisés par les employés.

Ce système de gestion concerne plusieurs secteurs de l'entreprise, des achats aux services financiers et logistiques. Par exemple, le processus de gestion du mailing mis en place a enregistré une numérisation de 6 350 documents par an, soit une économie d’environ 60 000 pages.